Envanter Yönetimi

İşletmelerimiz elbette kazanç elde etmek için kurulmuş birer dükkan, mağaza veya şube. Fakat ne yazık ki özellikle başarıdan uzak işletmelerin ortak temel sorunlarından biri Günlük, haftalık ve aylık envanterin tutulmaması. İşte bu yüzden Envanter Yönetimi aslında olmazsa olmaz olmalıdır.

Gıda İşletmeleri İçin Envanter Yönetiminin Altın Kuralları

Gıda işletmelerinde kârlılığı belirleyen en kritik unsurlardan biri doğru sayım ve etkin envanter yönetimidir. Bir işletmeye giren her ürünün ve çıkan her gramın kayıt altına alınmaması; farkında olunmayan kayıplara, artan maliyetlere ve doğrudan kâr erozyonuna yol açar. Danışmanlık verdiğim gıda işletmelerinde gördüğüm ortak sorun şudur: “Ciro var ama kâr yok.” Bunun temel nedeni ise çoğu zaman stok farklarıdır.

Bu yazıda, fark analiz tablosu, aylık sayım disiplini ve operasyonel mükemmellik ekseninde, gıda işletmelerinin neden mutlaka düzenli envanter takibi yapması gerektiğini ele alacağız.

Envanter Yönetimi

Fark Analiz Tablosu: Kayıp Nerede Başlıyor?

Gıda işletmelerinde fark, çoğu zaman tek bir büyük hatadan değil; küçük ama sürekli tekrarlanan eksikliklerden doğar. Fazla konulan bir köfte, biraz taşan bir içecek ya da kayıt altına alınmayan bir ikram… Tek başına önemsiz görünen bu detaylar, ay sonunda ciddi bir stok eksisi olarak karşımıza çıkar.

Fark analiz tablosu, işletmeye giren ve çıkan tüm ürün hareketlerini matematiksel olarak ortaya koyar:

• Ay başı stok maliyeti

• Ay içinde gelen ürünler

• Transferler ve iadeler

• Iskarta / atıklar

• Personel yemekleri ve ikramlar

• Ay sonu fiili sayım

Bu verilerle hesaplanan “olması gereken stok” ile “sayım sonucu stok” arasındaki fark, işletmenin gerçek kullanım performansını gösterir. Eğer ay sonu sayımı, olması gerekenden eksik çıkıyorsa bu doğrudan kayıptır. Fazla çıkıyorsa da sanıldığı gibi avantaj değil; müşteri memnuniyetsizliği riski demektir.

Stok Eksisi ve Stok Fazlası: İki Ucu Keskin Bıçak

Stok eksisi; gıda maliyetini, kârlılığı ve kontrol algısını doğrudan bozar. En sık karşılaşılan nedenler şunlardır:

• Porsiyonlama hataları (fazla köfte, fazla patates, dolu bardaklar)

• Kalibrasyon sorunları

• Yere düşen veya bozulup atılan ürünlerin kayda alınmaması

• Yemek ve ikramların eksik yazılması

• İadelerin ve bedava verilen ürünlerin kayıt dışı kalması

Stok fazlası ise genellikle şu hatalara işaret eder:

• Porsiyonların eksik verilmesi

• Menü standardına uyulmaması

• Fazla mal alımı veya mükerrer kayıtlar

• Yanlı, Yanlış veya hatalı sayım

Bu durum kısa vadede “maliyet düşüyor” algısı yaratsa da uzun vadede müşteri memnuniyetini ciddi şekilde zedeler. Çünkü müşteri, menüboard’da gördüğü ürünü eksiksiz almak ister. Eksik patates, az içecek veya yetersiz garnitür; sadakati ve tekrar satın alımı düşürür.

Kabul edilebilir toplam stok eksi farkı, net satışın binde 2,5’ini (%0,25) geçmemelidir. Binde 5 (%0,5) ve üzeri farklar ise işletme için ciddi bir alarmdır.

Sayım disiplin altına alınması

Her ürünün birebir sıfır fark vermesi gerçekçi değildir. Elle porsiyonlanan ürünlerde (ketçap, patates gibi) küçük sapmalar olabilir. Ancak et, ekmek, ambalajlı ürünler gibi kalemlerde sıfıra yakın sonuçlar beklenmelidir.

Düzenli aylık sayım ve fark analiz raporları sayesinde işletmeler:

• Reçeteye uygunluğu denetler

• Personel performansını objektif ölçer

• Yiyecek–içecek ve kâğıt maliyetlerini kontrol altına alır

• Operasyonel mükemmelliği artırır

• (P&L) Kâr-zarar tablosunu sağlıklı hale getirir

Unutulmamalıdır ki sayım yapmak sadece muhasebesel bir işlem değil, aynı zamanda bir kalite ve müşteri memnuniyeti aracıdır. Doğru sayım yapan işletme; ne sattığını, ne kaybettiğini ve nerede kazandığını bilir.

Sayım Yapmayan İşletme Yönetilmez

Gıda işletmelerinde sürdürülebilir kârlılığın yolu, disiplinli envanter takibi ve fark analizinden geçer. Ay sonunda hazırlanan bu raporlar; sadece rakamları değil, işletmenin operasyonel sağlığını da ortaya koyar. Kısa bir Günlük Sayımdan da bahsetmeden geçmeyelim. Evet, Günlük Sayımı en güzel anlatmak için doğru kelime belki Pareto kanunu demek yanlış olmaz. Neden? Çünkü bir işletmede her gün pipet, kürdan gibi ürün veya malzemeleri saymak yerine daha paha, değerli ve kontrolü gereken stokları saymak çok daha önemlidir. Bu sebeple Günlük sayımda belirlenen ürünler sayılmalıdır.

Eğer bir işletme düzenli sayım yapmıyor, farkları analiz etmiyor ve aksiyon almıyorsa; büyüse bile kârlı kalamaz. Kâr, mutfakta başlar; sayım masasında korunur.

İyi yönetilen stok, iyi yönetilen bir işletmenin en net göstergesidir.

@shconsulting